Le processus étape par étape pour incorporer votre entreprise au Canada

Vous avez décidé de vous incorporer — et maintenant ? Le processus d'incorporation au Canada est plus simple que ce que beaucoup de gens pensent, mais il y a des décisions importantes à prendre en cours de route qui auront des implications durables pour votre entreprise. Ce guide étape par étape vous accompagne à travers l'ensemble du processus, du choix de votre juridiction à l'ouverture de votre compte bancaire corporatif.

Étape 1 : Choisir l'incorporation fédérale ou provinciale

La première décision majeure est de déterminer si vous vous incorporez au fédéral (en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions) ou au provincial (en vertu de la loi sur les sociétés par actions de votre province).

Incorporation fédérale

• Offre une protection du nom à travers toutes les provinces

• Permet à la société d'exercer ses activités dans n'importe quelle province (bien que vous deviez tout de même vous inscrire extra-provincialement dans chaque province où vous exercez des activités)

• Frais de dépôt : 200 $ en ligne via Corporations Canada

• Idéal pour : Les entreprises qui exercent à l'échelle nationale ou prévoient s'étendre au-delà d'une seule province

Incorporation provinciale

• Généralement plus simple et moins coûteuse

• Protection du nom uniquement à l'intérieur de la province

• Idéal pour : Les entreprises qui exercent dans une seule province

• Les frais de dépôt varient selon la province (p. ex., Ontario : 300 $ en ligne)

Notre recommandation La plupart des petites entreprises qui exercent dans une seule province bénéficient de l'incorporation provinciale. L'incorporation fédérale est généralement recommandée lorsque l'image de marque nationale, la protection du nom ou les opérations multi-provinciales sont des priorités.

Étape 2 : Choisir votre nom corporatif (ou utiliser une société à numéro)

Vous pouvez choisir un nom corporatif spécifique (p. ex., « Solutions DCP Inc. ») ou utiliser une société à numéro (p. ex., « 1234567 Ontario Inc. »). Une société à numéro est plus rapide et moins coûteuse à incorporer puisqu'elle ne nécessite pas de recherche de nom NUANS. De nombreux entrepreneurs commencent avec une société à numéro et ajoutent un nom commercial plus tard.

Si vous souhaitez une société nommée, vous aurez besoin d'un rapport NUANS (Nouveau système automatisé de recherche de noms) pour confirmer que le nom désiré n'est pas déjà pris. Les rapports NUANS coûtent généralement entre 30 $ et 60 $.

Exigences relatives au nom corporatif

Un nom corporatif valide au Canada doit comporter trois éléments : un élément distinctif (identifiant unique), un élément descriptif (ce que fait l'entreprise) et un élément juridique (Inc., Ltée, Corp., etc.). Par exemple : « Construction Maple Ridge Ltée ».

Étape 3 : Préparer et déposer les statuts constitutifs

Les statuts constitutifs sont le document juridique fondamental de votre société. Ils comprennent généralement :

• Le nom corporatif

• L'adresse du siège social (doit être dans la province d'incorporation)

• Le nombre d'administrateurs (minimum et maximum)

• La structure du capital-actions (catégories d'actions et leurs droits)

• Les restrictions sur les activités commerciales (le cas échéant)

• Les restrictions sur les transferts d'actions (le cas échéant)

La structure du capital-actions est un élément particulièrement important — bien la configurer dès le départ offre de la flexibilité pour le fractionnement du revenu et la planification fiscale future. Nous recommandons de travailler avec un comptable et/ou un avocat pour structurer cela correctement.

Étape 4 : Créer votre livre des procès-verbaux

Après l'incorporation, vous êtes légalement tenu de maintenir un livre des procès-verbaux contenant : les statuts constitutifs, les règlements de la société, le registre des actionnaires, le registre des administrateurs et dirigeants, et les procès-verbaux des réunions des actionnaires et des administrateurs. De nombreux services d'incorporation préparent un livre des procès-verbaux de base, mais il nécessite des mises à jour annuelles pour rester conforme.

Étape 5 : S'inscrire pour un numéro d'entreprise et des comptes du CRA

Une fois incorporée, vous devrez vous inscrire auprès du CRA pour obtenir un numéro d'entreprise (NE) — un identifiant à 9 chiffres pour votre société. À partir de là, vous vous inscrivez pour les comptes de programme spécifiques dont vous avez besoin :

• Compte d'impôt sur le revenu des sociétés (T2) : Requis pour toutes les sociétés

• Compte de TPS/TVH : Requis si les revenus annuels dépassent 30 000 $

• Compte de retenues sur la paie (RP) : Requis si vous payez des employés ou vous versez un salaire

• Compte d'importation/exportation (RM) : Si applicable

Étape 6 : Ouvrir un compte bancaire corporatif

Votre société est une entité juridique distincte et doit avoir son propre compte bancaire. Vous devrez apporter vos statuts constitutifs, votre numéro d'entreprise et les résolutions corporatives autorisant l'ouverture du compte. La plupart des grandes banques canadiennes offrent des comptes pour petites entreprises — comparez les frais mensuels, les limites de transactions et les fonctionnalités avant de choisir.

Étape 7 : S'inscrire au provincial (si incorporé au fédéral)

Si vous vous êtes incorporé au fédéral mais que vous exercez des activités dans une province, vous devrez vous inscrire dans cette province en tant que société extra-provinciale. Chaque province a son propre processus d'inscription et ses propres frais. Cela se fait généralement dans les 60 jours suivant le début des activités dans la province.

Étape 8 : Mettre en place votre système comptable

Une société a des exigences de comptabilité et de production de rapports plus rigoureuses qu'une entreprise individuelle. Vous aurez besoin d'une tenue de livres impeccable pour préparer votre déclaration T2 annuelle et vos états financiers. Configurez un logiciel de comptabilité infonuagique, établissez un plan comptable et envisagez d'engager un teneur de livres dès le premier jour.

Important : Les déclarations de revenus des sociétés (T2) sont dues six mois après la fin de l'exercice financier de votre société, et tout solde dû est exigible trois mois après la fin de l'exercice. Des pénalités pour production tardive s'appliquent dès le premier jour de retard.

Le coût de l'incorporation au Canada

Élément Coût approximatif

Frais de dépôt fédéral (Corporations Canada)200 $ Frais de dépôt provincial (exemple de l'Ontario)300 $ Recherche de nom NUANS30 $–60 $ Honoraires d'avocat (statuts + convention entre actionnaires)1 000 $–3 500 $+ Configuration comptable (structure, inscription au CRA)500 $–1 500 $ Configuration du livre des procès-verbaux200 $–600 $

Laissez DCP Accounting s'en occuper

Bien que vous puissiez vous incorporer vous-même en ligne pour quelques centaines de dollars, les décisions prises lors de l'incorporation — particulièrement concernant la structure du capital-actions — ont des implications fiscales durables. Travailler avec un professionnel assure que tout est bien fait dès le départ.

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