Faire des affaires au Canada sans mettre en place de back-office : guide BPO pour les entreprises internationales

Le Canada est un marché facile à pénétrer sur le plan commercial, mais complexe sur le plan opérationnel. Une entreprise étrangère peut gagner son premier client canadien en un trimestre, puis passer les deux années suivantes à découvrir qu'elle aurait dû s'inscrire à la TPS/TVH dès le 30e jour, ouvrir un compte de retenues sur la paie avant le premier chèque de paie et produire une déclaration de revenus des sociétés même pour une année où aucun impôt canadien n'était payable.

Rien de tout cela n'est inhabituel. Ce qui l'est, c'est la rapidité avec laquelle les petites omissions s'accumulent. Voici ce qui déclenche réellement les obligations de déclaration au Canada, ce que coûtent les manquements et dans quels domaines un partenaire d'externalisation des processus d'affaires (BPO) remplace l'équipe financière locale que la plupart des entreprises ne sont pas encore prêtes à embaucher.

Quand le Canada commence à vous considérer comme tenu de produire des déclarations

Deux critères distincts entrent en jeu, et ils n'évoluent pas de concert.

Aux fins de l'impôt sur le revenu, il faut déterminer si vous avez un établissement stable au Canada, généralement un lieu fixe d'affaires ou un agent dépendant ayant le pouvoir de conclure des contrats. Une convention fiscale peut soustraire vos bénéfices à l'impôt canadien, mais elle ne vous dispense pas de produire une déclaration.

Aux fins de la taxe de vente, il faut déterminer si vous exploitez une entreprise au Canada et effectuez des fournitures taxables. Le seuil est ici plus bas. Solliciter des commandes, détenir des stocks dans un entrepôt canadien, fournir des services sur le sol canadien ou exploiter une place de marché qui rejoint les consommateurs canadiens peut vous assujettir au régime sans que vous ayez un seul employé canadien.

La plupart des entreprises internationales franchissent d'abord le seuil de la taxe de vente et ne s'en rendent compte qu'en dernier.

Étape 1 : L'entité et l'endroit où elle peut être établie

Si vous constituez une société plutôt que d'exercer vos activités par l'intermédiaire d'une succursale, le choix du territoire de constitution a une conséquence immédiate sur la gouvernance.

Une société fédérale (CBCA) exige qu'au moins 25 % de ses administrateurs soient des résidents canadiens et, lorsqu'elle compte moins de quatre administrateurs, qu'au moins un d'entre eux réponde à ce critère. L'Ontario a supprimé son exigence de résidence des administrateurs en 2021, tandis que la Colombie-Britannique n'en a jamais imposé. C'est pourquoi un groupe entièrement détenu par des intérêts étrangers et ne disposant d'aucun administrateur canadien désigné se constitue généralement sous le régime provincial plutôt que fédéral.

À partir de là :

• Immatriculation extraprovinciale dans chaque province où vous avez une présence physique, des employés ou une adresse commerciale. L'Ontario, le Québec, l'Alberta et la Colombie-Britannique ont chacun leur propre régime.
• Un numéro d'entreprise (BN) de l'Agence du revenu du Canada, auquel sont rattachés les comptes de programme dont vous avez besoin : RC pour l'impôt sur le revenu des sociétés, RT pour la TPS/TVH, RP pour la paie, RM pour les importations et les exportations.
• Un compte bancaire en dollars canadiens, étape à laquelle les non-résidents perdent le plus de temps. Prévoyez des semaines, et non des jours, et attendez-vous à devoir fournir les documents de la société, les pièces d'identité des administrateurs et les renseignements sur les bénéficiaires effectifs.

Étape 2 : La TPS/TVH, l'obligation qui se déclenche le plus rapidement

Vous cessez d'être un petit fournisseur dès que vos fournitures taxables mondiales dépassent 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs ou au cours d'un seul trimestre. Si vous dépassez le seuil au cours d'un seul trimestre, votre inscription prend effet au plus tard à la date de la fourniture qui vous a fait dépasser la limite, et vous devez vous inscrire dans les 29 jours. Si vous dépassez le seuil sur quatre trimestres consécutifs, vous demeurez un petit fournisseur jusqu'à la fin du mois suivant et devez vous inscrire au plus tard à votre première fourniture taxable après cette date.

Les taux dépendent du lieu de fourniture, et non de l'endroit où vous êtes établi : TPS de 5 % en Alberta, en Colombie-Britannique, en Saskatchewan, au Manitoba et dans les territoires, et TVH de 13 % à 15 % en Ontario et dans le Canada atlantique. Le Québec ajoute la TVQ à la TPS et l'administre séparément par l'intermédiaire de Revenu Québec.

Deux éléments échappent régulièrement aux non-résidents :

Dépôts de garantie. Un non-résident qui s'inscrit sans avoir d'établissement stable au Canada peut être tenu de fournir une garantie correspondant à 50 % de la taxe nette estimative pour les 12 premiers mois, sous réserve d'un minimum de 5 000 $ et d'un maximum de 1 000 000 $. Cette exigence est généralement levée lorsque les ventes taxables canadiennes seront de 100 000 $ ou moins et que la taxe nette se situe entre un remboursement de 3 000 $ et un versement de 3 000 $.

Crédits de taxe sur les intrants. Les entreprises non inscrites paient la taxe de vente canadienne sur leurs propres achats, leurs honoraires professionnels et leurs opérations douanières, sans pouvoir en récupérer la moindre partie. Dans une entreprise fortement axée sur les importations, ce coût peut à lui seul dépasser celui de la conformité.

Étape 3 : La paie, là où le coût des erreurs est le plus élevé

Dès que vous avez un employé au Canada, vous devez effectuer les retenues à la source selon l'échéancier fixé par le CRA, et non selon le calendrier de paie de votre groupe mondial. Pour 2026 :

• CPP à 5,95 % des gains ouvrant droit à pension jusqu'au plafond de 74 600 $, pour une cotisation maximale de l'employé de 4 230,45 $, égalée par l'employeur.
• CPP2 à 4,00 % des gains compris entre 74 600 $ et 85 000 $, jusqu'à un maximum de 416,00 $, également égalé par l'employeur.
• EI à 1,63 % pour les employés hors Québec sur les gains assurables jusqu'à 68 900 $, l'employeur payant 1,4 fois la cotisation de l'employé, jusqu'à 1 572,30 $.

À cela s'ajoutent des obligations provinciales sans équivalent fédéral : l'impôt-santé des employeurs de l'Ontario, la couverture d'indemnisation des accidents du travail par la WSIB en Ontario ou ses organismes homologues provinciaux, les normes d'emploi minimales relatives à l'indemnité de vacances, aux heures supplémentaires et aux jours fériés, ainsi que les feuillets T4 qui doivent être remis aux employés et au CRA au plus tard à la fin de février.

Les ententes de services transfrontaliers ajoutent deux autres règles. Le Règlement 102 exige des retenues à l'égard des employés qui fournissent des services au Canada, même brièvement et même lorsqu'une convention fiscale les exonère ultimement. Le Règlement 105 exige une retenue de 15 % sur les honoraires versés à des non-résidents pour des services rendus au Canada, dont le payeur canadien doit s'acquitter. Des dispenses existent dans les deux cas, mais elles doivent être demandées à l'avance.

Étape 4 : Impôt des sociétés et déclarations transfrontalières

Une société produit sa déclaration T2 dans les six mois suivant la fin de l'exercice, tandis que le solde est exigible deux mois après la fin de l'exercice (trois mois pour les sociétés privées sous contrôle canadien admissibles). Une société non résidente qui a exploité une entreprise au Canada doit produire une déclaration même lorsqu'un allègement prévu par une convention élimine l'impôt, au moyen d'une déclaration fondée sur une convention fiscale.

Les groupes ayant des parties liées à l'étranger doivent également composer avec :

• Les déclarations de renseignements T106 pour les opérations transfrontalières avec lien de dépendance qui dépassent le seuil de déclaration.
• Le formulaire T1134 pour les sociétés étrangères affiliées.
• Une documentation contemporaine sur les prix de transfert, exigible dans les six mois suivant la fin de l'exercice, concernant les prix intersociétés des biens, des services, des redevances et des frais de gestion.

Les frais de gestion facturés par le siège social à une filiale canadienne constituent la cible de vérification la plus courante dans cette catégorie.

Ce que coûtent réellement les manquements

Les pénalités sont établies selon des formules, ce qui les rend faciles à quantifier et faciles à sous-estimer.

• T2 produite en retard : 5 % de l'impôt impayé, plus 1 % par mois complet, jusqu'à un maximum de 12 mois. En cas de récidive dans les trois ans, 10 %, plus 2 % par mois, jusqu'à un maximum de 20 mois.
• Versements de paie en retard : 3 % pour un retard d'un à trois jours, 5 % pour quatre à cinq jours, 7 % pour six à sept jours et 10 % au-delà de ce délai ou lorsqu'aucun versement n'est effectué; ce taux passe à 20 % en cas de manquements répétés.
• Non-inscription à la TPS/TVH : la taxe est établie comme si elle avait été facturée. Si vous ne l'avez pas perçue auprès des clients, vous devez l'absorber, en plus des intérêts et des crédits de taxe sur les intrants perdus.
• Responsabilité des administrateurs : les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables des retenues à la source et de la TPS/TVH non versées. Les administrateurs étrangers ne sont pas exemptés.

Les intérêts sont composés quotidiennement et ne sont pas déductibles.

Le rôle d'un partenaire BPO

Embaucher un contrôleur canadien, un administrateur de la paie et un préparateur de déclarations fiscales pour servir une filiale de trois personnes n'est pas proportionné. Une entente BPO vous offre la même couverture sous forme de coût variable :

• Inscription et mise en place : dépôts relatifs à l'entité, immatriculations extraprovinciales, BN et comptes de programme, inscription aux taxes de vente et à la paie, WSIB.
• Tenue de livres : clôture mensuelle dans QuickBooks Online, Xero ou Sage, gestion multidevise, rapprochement des comptes bancaires et des cartes de crédit, comptes intersociétés.
• Paie : cycles de paie, retenues à la source, relevés d'emploi (ROE), feuillets T4 et T4A, déclarations d'impôt-santé des employeurs (EHT) et d'indemnisation des accidents du travail.
• Taxes indirectes : déclarations de TPS/TVH et de TVQ, examen du lieu de fourniture, récupération des crédits de taxe sur les intrants.
• Comptes fournisseurs et comptes clients : intégration des fournisseurs, cycles de paiement, recouvrement, gestion des dépenses.
• Rapports : états financiers mensuels harmonisés avec le plan comptable et le calendrier de présentation de l'information de votre société mère, dans votre monnaie de présentation.
• Fin d'exercice : préparation de la T2 ou de dossiers de travail propres pour votre auditeur, ainsi que des déclarations de renseignements transfrontalières.

Questions à poser à un fournisseur avant de signer

1. Avez-vous déjà intégré des entités canadiennes détenues par des intérêts étrangers, et dans quelles provinces ?
2. Quel comptable désigné est responsable de notre dossier, et qui assure son remplacement ?
3. Pouvez-vous respecter le calendrier de clôture et la correspondance des comptes de notre société mère, plutôt que de fournir uniquement une balance de vérification locale ?
4. Votre équipe maîtrise-t-elle les langues de travail de notre siège social ?
5. Quelles sont les limites de l'étendue des services, et quels éléments sont facturés séparément ?
6. Quels systèmes prenez-vous en charge, et à qui appartiennent les données si nous mettons fin à la relation ?
7. Où nos données sont-elles stockées, et restent-elles au Canada ?

Une tarification mensuelle fixe liée à une étendue de services définie est généralement la structure appropriée. La facturation horaire des travaux de conformité récurrents récompense les mauvais comportements.

Bien faire les choses dès le premier mois

Le rattrapage rétroactif est la version coûteuse de ce travail. S'inscrire en retard, reconstituer une année de transactions, produire les déclarations en souffrance et négocier un allègement des pénalités coûte généralement plusieurs fois ce qu'aurait coûté le service continu dès le départ.

DCP Accounting & Consulting Services travaille avec des entreprises internationales exerçant leurs activités au Canada et avec des groupes étrangers qui se préparent à s'y établir, en prenant en charge l'inscription, la tenue de livres, la paie, les taxes de vente et les déclarations de revenus des sociétés dans le cadre d'une seule entente mensuelle. Si vous entrez sur le marché canadien, ou si vous y êtes déjà et ne savez pas exactement ce qui a pu être omis, contactez-nous pour obtenir un examen de conformité de votre situation actuelle.

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